Lucrezi in HR si vrei sa faci un eveniment pentru echipa ta? Checklist-ul este cel mai simplu instrument de Project Management. Noi am construit unul pentru ca evenimentul tau sa fie unul cu adevarat special. Mai jos regasesti punctele cheie de care este important sa tii cont pentru a-ti organiza mai bine evenimentul.

1. Scopul si tema evenimentului

Primul lucru pe care trebuie sa il ai in vedere atunci cand construiesti un eveniment este scopul acestuia. Care sunt nevoile principale ale echipei tale? Cunoastere, comunicare, invatare, distractie? Oricare ar fi, este important ca fiecare detaliu sa faciliteze atingerea obiectivului.

- Nevoile echipei. Alege 1-3 nevoi pe care vrei sa le adresezi. Straduieste-te sa fie cat mai specifice, mai degraba decat elemente generale ca o comunicare mai buna sau lucru in echipa. Gandeste-te concret cu ce vrei sa ramana lumea dupa acest eveniment?

- Concept & Branding. Da-i un nume semnificativ evenimentului tau si daca ai resurse construieste o identitate vizuala.

- Comunicarea evenimentului. Comunica consecvent brand-ul evenimentului catre participanti prin invitatii digitale, materiale personalizate, follow-up cu video si imagini post eveniment.

2. Managementul participantilor

Ai crede ca este simplu, dar fiecare departament are nevoi speciale. Fie ca vorbim de IT, Marketing, Vanzari, Middle sau Top Management, sunt cateva lucruri care ii diferentiaza. Totodata, fii constient(a) ca nu vei putea sa multumesti pe toata lumea.

- Surpriza sau sondaj. Poti sa tii secreta structura evenimentului sau sa realizezi un sondaj online cu cateva propuneri pentru a vedea ce tip de activitati prefera colegii tai.

- Impartirea pe echipe/camere. Creeaza o lista in care sa imparti participantii pe echipe/camere in prealabil. Daca vrei sa ii lasi sa aleaga, creeaza un fisier in cloud prin care fiecare sa vada in timp real cine a optat deja, pe principiul primii care aleg au prioritate. Altfel, vei crea suprapuneri de dorinte si discutii.

- Camerele de hotel. Daca participantii stau in camere duble, tine cont ca paturile pot fi de tip twin sau pat matrimonial, iar acest aspect poate fi usor trecut cu vederea in oferta de cazare. Indiferent de caz, participantii trebuie sa stie clar inainte de eveniment daca vor sta in camera cu cineva si ce tip de pat exista.

- Confirmarea participantilor. Ia angajamentul ferm de participare al colegilor prin confirmari scrise, daca doar vei informa lumea si oamenii nu isi iau un angajament ferm ca participa 100%, este posibil sa ai multe persoane care se retrag in ultimul moment.

3. Structura evenimentului si activitatile de teambuilding

Este foarte important sa realizezi si o forma de activitati de echipa, chiar daca sunt exclusiv pentru a va distra. De aceea se numeste team-building si nu drink/eat-building. Daca nu vei avea un program formal, fiecare va petrece timpul cu colegii pe care ii cunoaste deja, se vor forma bisericute si esenta evenimentului se va pierde.

- Agenda. Construieste si trimite o agenda a evenimentului catre colegi. Chiar daca activitatile sunt secrete, este important ca lumea sa stie etapele evenimentului.

- Activitati vs. timp de relaxare. Asigura-te ca exista un echilibru intre timpul de relaxare si activitatile de echipa, mai ales daca locul in care mergeti are facilitati extra - piscina, spa, teren de fotbal etc.

- Tipul activitatilor. Alege activitati pe care participantii nu le pot realiza pe cont propriu. De exemplu, oricine poate sa traga cu arcul, sa se dea cu tiroliana sau sa inchirieze un ATV daca locatia iti pune aceste facilitati la dispozitie. Alege activitati mai deosebite prin care participantii sa colaboreze si sa lucreze impreuna.

- Alinierea cu tema evenimentului. Asigura-te ca activitatile au legatura cu tema si scopul evenimentului.

- Prezentari si sedinte. Daca exista persoane din companie care vor sa transmita un mesaj, tine cont ca este important sa ramana suficient timp pentru activitati de echipa si distractie. Este un teambuilding, nu o sedinta pentru evaluarea rezultatelor. Daca totusi vrei sa combini aceste aspecte, este recomandat sa existe o zi dedicata activitatilor de echipa.

4. Organizarea si logistica evenimentului

Uneori, aspectele organizatorice pot fi greu de decis, iar daca nu exista propuneri clare pentru locul in care mergeti, perioada sau transport, vei avea o multitudine de propuneri din partea colegilor. Este esential ca cineva din organizatie sa isi asume rolul de organizator si faptul ca nu va putea multumi pe toata lumea. 

- Perioada. Tine cont de concedii, sezon (lunile iulie-august pe malul marii, de exemplu, pot fi cu adevarat costisitoare, dar si aglomerate) si alte evenimente viitoare sau precedente care se intampla in cadrul companiei (daca deadline-ul unui proiect important este aproape, este posibil ca echipa ta sa nu se poata relaxa total).

- Transport. Stabileste clar modalitatea de transport prin care colegii ajung la eveniment, daca participantii ajung cu masinile personale, pune-le la dispozitie un fisier in cloud in care sa se grupeze si astfel te vei asigura ca nimeni nu ramane pe dinafara.

- Dimensiunea grupului. Daca grupul este de peste 30 de persoane, pentru orice tip de activitate vei avea nevoie de sonorizare, asigura-te ca ai boxe si microfon.

- Vestimentatie. Transmite in prealabil care este vestimentatia pe care participantii trebuie sa o aiba la eveniment: tinuta sport daca faci activitati outdoor, sepci daca este soare, pelerine de ploaie daca sunt precipitatii, creme de protectie solara sau protectie impotriva tantarilor etc.

- Apa. Asigura-te ca exista apa la discretie. Mai ales daca ai activitati de echipa outdoor, este important ca participantii sa aiba sticle cu apa pe care sa le poata tine cu ei, mai degraba decat dozatoare in puncte fixe din hotel.

- Foto/video. Asigura-te ca exsita un fotograf sau daca nu ai buget pentru asta ca exista persoane responsabile pentru fotografii pe parcursul zilei care vor distribui catre tine pozele pentru a le centraliza.

- Pachetele de bauturi. Asigura-te ca exista un pachet de bauturi clar stabilit cu locatia si comunicat catre participanti. Stabileste reguli pentru consumul de alcool si opteaza pentru plata pe loc daca un coleg doreste sa comande ceva extra. Tine cont ca majoritatea locatiilor de cazare nu permit aducerea de bauturi din exterior decat daca platesti o taxa. Daca nu faci acest lucru clar catre participanti, este posibil sa apara discutii neplacute in timpul evenimentului.

- Petrecere. Daca vrei sa organizezi o petrecere seara, asigura-te ca stabilesti clar cu locatia in care mergeti, perioada de desfasurare si ora limita la care inchid, daca spatiul este rezervat exclusiv pentru voi sau mai exista si alti participanti. Totodata este util sa ai un DJ, altfel fiecare va schimba melodiile dupa bunul plac si este posibil sa fie un mic haos la petrecere.

- Signalistica in timpul evenimentului. Mai ales daca grupul de participanti depaseste 50 de persoane si veti fi intr-un hotel mai mare, este important ca locurile in care se desfasoara activitatile de teambuilding si spatiile rezervate pentru echipa voastra sa fie delimitate clar si bine semnalizate prin indicatoare.

- Goodie bags. Daca ai resurse, poti oferi colegilor o amintire pe care sa o ia acasa. Poate consta in elemente mai clasice precum tricouri personalizate, fotografii magnetice sau in elemente deosebite, care au legatura cu tema evenimentului. Indiferent de caz, daca vrei sa faci asta, trebuie sa te ocupi din timp si sa te asiguri ca exista o persoana desemnata care le transporta la hotel si le ofera participantilor la momentul stabilit.

5. Bugetul ofertelor din piata

Ei bine, este adevarat! Exista evenimente de 10 persoane care pot avea acelasi buget cu un eveniment de 100 de persoane. Totul consta in concept, activitati, locul in care sunt cazati participantii. Daca vrei sa muncesti eficient in etapa de organizare si culegere a ofertelor:

- Stabileste un reper de buget impreuna cu factorii de decizie. Poate fi un interval sau un buget pe care compania ar fi dispusa sa-l plateasca pentru teambuilding, chiar daca nu stii exact cat va costa totul sau acest buget nu este neaparat o limita clara. Altfel, vei colecta diverse oferte si risti ca atunci cand le prezinti pentru aprobare sa fie excluse din start, iar munca ta si a furnizorilor care au ofertat sa fie in zadar.

- Stabileste-ti prioritatile. Gandeste-te clar la ce poti renunta si ce este un “must” pentru evenimentul tau. Nu intotdeauna avem bugete generoase pentru organizarea unui eveniment, asa ca este intelept sa stii clar unde poti face un compromis.

- Implica factorii de decizie in momentele cheie ale pregatirii evenimentului. De multe ori intalnim cazuri in care totul este ca si stabilit, dar la semnarea contractului intervine o persoana din grupul de decizie care are alte preferinte. Asta pentru tine, ca organizator, inseamna sa o iei de la capat cu cautarile sau, intr-un caz nefericit sa nu mai faci evenimentul deloc. De aceea, daca exista mai multi factori de care depinde decizia finala, este util sa-i implici in momentele cheie, definirea bugetului tinta, prezentarea de oferte pe short list, consultari privitoare la activitati, astfel incat sa te asiguri ca muncesti intelept. 

6. Alegerea furnizorilor externi pentru organizare

O singura factura la final de eveniment suna bine, nu-i asa? O firma cu experienta in organizarea evenimentelor corporate poate transforma un eveniment banal intr-o adevarata experienta de neuitat pentru echipa ta. Activitati inedite si o serie de furnizori end-to end, iar pe langa asta, comision 0% pentru servicii externe si siguranta calitatii pentru tine.

- Este mai usor sa lucrezi cu o firma care ofera servicii integrate. Toate punctele de mai sus legate de organizare si alte aspecte necesita timp, discutii cu nenumarati furnizori, dezbateri cu colegii si gestionarea participantilor. O companie care poate oferi toate aceste lucruri te poate scuti de multe batai de cap si te poate ajuta in acelasi timp sa realizezi un eveniment extraordinar.

- Cunoaste facilitatorii. Daca optezi pentru activitati, este important sa cunosti echipa de proiect care se va ocupa de evenimentul tau sau macar facilitatorii principali.

- Calibreaza ideile cu stadiul de dezvoltare al echipei. Este important sa alegi un concept care se potriveste cu nivelul de dezvoltare al echipei tale. Daca nu ai mai fost pana acum in niciun teambuilding cu echipa, poate este mai important sa te concentrezi pe activitati care sa lege relatii, decat pe concepte sofisticate. Daca echipa a facut in trecut multe tipuri de activitati, este poate mai important sa alegi ceva mai special, care sa ii tina pe colegi implicati.

- Daca poti, alege un concept personalizat. Intotdeauna un concept unic, personalizat pentru echipa ta, va avea sanse mai mari sa fie bine primit de colegi si sa ii impresioneze. Evita cliseele si asigura-te ca daca apelezi la o companie care sa te ajute cu organizarea, conceptul teambuildingului va fi adaptat pentru echipa ta. 

Un eveniment reusit al companiei poate schimba dinamica echipei pentru totdeauna asa ca alege sa planifici ceva cu adevarat memorabil!